Campos obligatorios en SendPulse: transfiere contactos de tu chatbot de WhatsApp al CRM sin datos basura

Por que te importa esto si tienes un bot de WhatsApp

Si llevas tiempo trabajando con chatbots de WhatsApp conectados a un CRM, ya sabes el dolor: el bot captura un contacto a medias, te llega al CRM con solo el numero de telefono y sin nombre, sin etapa, sin nada util, y tu equipo de ventas termina persiguiendo fantasmas. SendPulse acaba de resolver ese problema de raiz con una funcionalidad que muchos llevabamos esperando: campos obligatorios para la transferencia automatica de contactos desde el chatbot hacia el CRM.

La logica es simple pero poderosa. El sistema no crea el contacto en el CRM hasta que el chatbot haya recopilado todos los campos que tu marcaste como obligatorios. Nada de contactos incompletos, nada de limpiezas manuales cada semana. En este tutorial te explico exactamente como configurarlo, que validar en produccion y como estructurar tu flujo para que el bot haga el trabajo sucio antes de tocar tu CRM.

Requisitos antes de empezar

• Cuenta activa en SendPulse con acceso al modulo de Chatbots y al CRM integrado.
• Un chatbot de WhatsApp ya conectado (via numero de WhatsApp Business API en SendPulse).
• Variables de chatbot definidas para los datos que quieres capturar (nombre, correo, telefono, etapa del funnel, etc.).
• Permisos de administrador en la cuenta de SendPulse para modificar configuraciones del chatbot.

Si aun no tienes variables definidas en tu bot, ve a Chatbots > tu bot > Variables y crealas antes de continuar. Sin variables, no hay campos que mapear al CRM.

Paso 1: Activa la transferencia automatica al CRM

1. Entra a tu cuenta de SendPulse y ve a Chatbots.
2. Selecciona el chatbot de WhatsApp que quieres configurar.
3. Abre Configuracion del chatbot (icono de engrane o el menu lateral segun tu version).
4. Busca el toggle "Transferir contactos al CRM automaticamente" y activalo.

Una vez activado, aparecera la seccion de campos obligatorios. Aqui es donde ocurre la magia.

Paso 2: Selecciona los campos obligatorios

Con el toggle activo, SendPulse te mostrara la lista de campos disponibles para mapear. Estos campos corresponden a las variables que tu bot puede recopilar durante la conversacion.

Marca como obligatorios unicamente los campos sin los cuales el contacto no tiene valor real para tu equipo. Un criterio practico:

• Siempre obligatorio: nombre completo, numero de WhatsApp (ya viene automatico), fuente de origen.
• Obligatorio segun tu negocio: correo electronico, ciudad, producto de interes, etapa del funnel.
• Nunca obligatorio aqui: datos que puedes enriquecer despues (cargo, empresa, CURP, lo que sea que puedas conseguir en un segundo toque).

Guarda la configuracion. A partir de este momento, SendPulse solo creara el contacto en el CRM cuando el bot haya capturado todos los campos marcados.

Paso 3: Estructura el flujo del bot para recopilar los campos

El bot necesita preguntar activamente por esos campos antes de llegar al nodo de transferencia. Si ya tienes un flujo existente, revisa que cada campo obligatorio tenga su bloque de pregunta y su variable de destino.

Ejemplo de flujo minimo en pseudocodigo (lo puedes replicar en el editor visual de SendPulse):

[Bienvenida]
  -> Pregunta: "Cual es tu nombre completo?"
     -> Guarda en variable: {{nombre}}

  -> Pregunta: "Cual es tu correo electronico?"
     -> Guarda en variable: {{correo}}

  -> Pregunta: "En que producto estas interesado?"
     -> Opciones: [Producto A] [Producto B] [Producto C]
     -> Guarda en variable: {{producto_interes}}

  -> Nodo: Transferir al CRM
     (SendPulse valida aqui que {{nombre}}, {{correo}} y {{producto_interes}} esten llenos)
     -> Si todos completos: crea contacto en CRM
     -> Si falta alguno: no crea el contacto (el bot puede reintentar o escalar)

El nodo de transferencia en SendPulse es el bloque "Agregar al CRM" dentro del editor de flujos. Arrastralo al punto del flujo donde ya tienes certeza de que el usuario ha respondido todas las preguntas obligatorias.

Paso 4: Mapea las variables del bot a los campos del CRM

Dentro del bloque "Agregar al CRM", vas a ver un formulario de mapeo. Aqui conectas cada variable del bot con el campo correspondiente en el CRM de SendPulse.

Si usas un CRM externo (HubSpot, Pipedrive, Zoho) via webhook o Zapier/Make, el principio es el mismo: el bot solo dispara el webhook cuando todas las variables requeridas estan presentes. Puedes agregar una condicion de logica antes del nodo de envio:

// Ejemplo de condicion en Make (antes llamado Integromat) o en un webhook propio
if (
  body.nombre &&
  body.correo &&
  body.producto_interes
) {
  // Envia al CRM externo
  await fetch('https://api.tucrm.com/contacts', {
    method: 'POST',
    headers: { 'Content-Type': 'application/json', 'Authorization': `Bearer ${API_KEY}` },
    body: JSON.stringify({
      name: body.nombre,
      email: body.correo,
      tag: body.producto_interes
    })
  });
} else {
  // Registra en log, no envia
  console.warn('Contacto incompleto, no se transfiere:', body);
}

Paso 5: Prueba en sandbox antes de produccion

Nunca actives esto directo en produccion sin probarlo. SendPulse tiene modo de prueba en el editor de chatbots. Simula conversaciones con distintos escenarios:

• Usuario responde todos los campos: debe crearse el contacto en CRM.
• Usuario abandona a la mitad: no debe crearse ningun contacto.
• Usuario manda texto vacio o un punto: verifica que la variable no se guarda con basura.

Revisa el CRM despues de cada prueba y confirma que los datos llegaron limpios.

Advertencias de produccion que nadie te dice

No marques el correo como obligatorio si tu audiencia es de bajo perfil digital. En mercados donde el usuario tipico no tiene correo o no lo recuerda, bloquear la transferencia por falta de email te va a costar leads reales. Usa el correo como opcional y el telefono como identificador primario.

Cuidado con los flujos de reenganche. Si tienes campanas de broadcast que reactivan usuarios existentes, esos usuarios ya pueden estar en el CRM. Verifica que tu logica no duplique contactos al pasar de nuevo por el nodo de transferencia. SendPulse detecta duplicados por numero de telefono, pero si cambias el identificador primario, puedes generar entradas duplicadas.

Las variables de bot tienen vida util. Si el usuario abandona la conversacion y regresa dias despues, algunas variables pueden haberse reiniciado segun tu configuracion de sesion. Revisa el tiempo de expiracion de sesion en la configuracion del bot y decide si quieres persistir variables entre sesiones o empezar limpio.

Monitorea el campo "contactos pendientes". SendPulse lleva un registro de contactos que el bot intento transferir pero que no cumplieron los campos obligatorios. Revisalo periodicamente: si el porcentaje de contactos bloqueados es alto, probablemente una pregunta de tu flujo esta fallando o el campo obligatorio es demasiado exigente para tu audiencia.

Resultado esperado

Con esta configuracion activa, tu CRM va a recibir unicamente contactos accionables. Tu equipo de ventas deja de perder tiempo en registros incompletos, tus tasas de conversion por contacto suben porque la calidad del dato sube, y el bot hace el filtrado antes de que el humano entre al juego. Eso es automatizacion que realmente ayuda, no automatizacion de adorno.